第一章 總 則
第一條 為規(guī)范重慶市教育發(fā)展基金會（以下簡稱“基金會”）行政事務管理，加強檔案管理標準化、制度化建設，根據(jù)國家有關法律法規(guī)，結合基金會實際，制定本制度。
第二條 檔案工作堅持統(tǒng)一管理原則。基金會辦公室負責基金會業(yè)務工作中形成的文件材料收集、整理、歸檔、查閱、銷毀等工作。確保檔案資料妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失。
第二章 歸檔范圍
第三條 凡是反映基金會工作活動、具有參考利用和保存價值的各種門類和載體的文件資料，均應及時歸檔。
（一）、文書檔案歸檔范圍
1、上級來文、部門函件、基金會行文
2、會議文件、記錄、紀要、領導講話材料
3、決定、規(guī)定、制度、辦法、通報、簡報等
4、工作計劃、總結、調研材料
5、統(tǒng)計報表材料
6、人事任免、聘任、獎勵、處分材料
7、重要來信、來訪材料、大事記
8、證書、證照
9、年檢材料
10、科研、課題材料
11、分會批、辦、管資料
（二）、項目檔案歸檔范圍
1、立項報告、立項批復
2、協(xié)議、合同
3、項目預決算
4、項目實施相關材料
5、項目評估相關材料
6、項目反饋信息相關材料
（三）、財務會計檔案歸檔范圍
1、財務預決算、投資理財協(xié)議（合同）、財務分析等財務管理資料
2、總賬、明細賬、現(xiàn)金出納帳
3、記賬憑證、傳票
4、固定資產登記帳
5、財務報告、報表，審計資料
（四）、聲像檔案歸檔范圍
1、活動照片
2、活動錄像資料
3、活動錄音資料
4、專題光碟資料
第三章 歸檔要求
第四條 凡屬歸檔范圍的文件材料，必須按檔案管理要求分“永久、長期、短期”裝訂歸檔。
第五條 各項業(yè)務工作中形成的文件材料的歸檔率、完整率應達到100％，任何個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。
第六條 歸檔的文件材料必須是辦理完畢的正式文件材料。各經(jīng)辦人應嚴把文件材料形成關，將不合規(guī)范的歸檔文件材料剔除于形成過程。
第七條 歸檔的文件材料應當齊全完整，每份文件的印件與定稿、正件與附件、請示與批復等都應齊全，應當按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則依序排列，印件在前、定稿在后，正件在前、附件在后，批復在前、請示在后，并符合長期保管的質量要求。所有歸檔文件材料的字跡要清晰、工整，禁止使用圓珠筆、鉛筆等不耐久的字跡材料制作文件。
第八條 歸檔文件資料辦理完畢后必須每年三月底前送辦公室檔案人員歸檔。
第四章 檔案的保管、移交、銷毀
第九條 檔案保管應配置安全防范設施，加強防火、防盜、防潮、防霉、防塵、防蟲、防光、防高溫等工作，保證檔案的完好與安全。要定期檢查檔案保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
第十條 檔案人員變動工作時，必須辦理交接手續(xù)，嚴格核實交接的檔案。
第十一條 檔案不得借出、不得攜帶出境。如有特殊需要，經(jīng)秘書長或辦公室主任批準，并辦理登記手續(xù)，可以提供查閱、摘抄、復印。查閱、摘抄、復印檔案須由基金會檔案管理人員辦理。查閱檔案時，嚴禁在檔案上作涂改、圈劃、抽換、批注、污損和折皺。
第十二條 檔案移交、銷毀必須認真履行移交、銷毀手續(xù)。移交、銷毀檔案由理事長審批，秘書長監(jiān)交、監(jiān)銷。
第五章 附 則
第十三條 本制度經(jīng)基金會第一屆理事會第九次會議通過。自 2013 年 1 月 1 日起施行。由基金會辦公室負責解釋。
