第一章 總 則
第一條 為規(guī)范重慶市教育發(fā)展基金會（以下簡稱“基金會”）行政事務(wù)管理，加強(qiáng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化建設(shè)，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合基金會實(shí)際，制定本制度。
第二條 檔案工作堅(jiān)持統(tǒng)一管理原則?；饡k公室負(fù)責(zé)基金會業(yè)務(wù)工作中形成的文件材料收集、整理、歸檔、查閱、銷毀等工作。確保檔案資料妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失。
第二章 歸檔范圍
第三條 凡是反映基金會工作活動、具有參考利用和保存價(jià)值的各種門類和載體的文件資料，均應(yīng)及時(shí)歸檔。
（一）、文書檔案歸檔范圍
1、上級來文、部門函件、基金會行文
2、會議文件、記錄、紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話材料
3、決定、規(guī)定、制度、辦法、通報(bào)、簡報(bào)等
4、工作計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)研材料
5、統(tǒng)計(jì)報(bào)表材料
6、人事任免、聘任、獎勵、處分材料
7、重要來信、來訪材料、大事記
8、證書、證照
9、年檢材料
10、科研、課題材料
11、分會批、辦、管資料
（二）、項(xiàng)目檔案歸檔范圍
1、立項(xiàng)報(bào)告、立項(xiàng)批復(fù)
2、協(xié)議、合同
3、項(xiàng)目預(yù)決算
4、項(xiàng)目實(shí)施相關(guān)材料
5、項(xiàng)目評估相關(guān)材料
6、項(xiàng)目反饋信息相關(guān)材料
（三）、財(cái)務(wù)會計(jì)檔案歸檔范圍
1、財(cái)務(wù)預(yù)決算、投資理財(cái)協(xié)議（合同）、財(cái)務(wù)分析等財(cái)務(wù)管理資料
2、總賬、明細(xì)賬、現(xiàn)金出納帳
3、記賬憑證、傳票
4、固定資產(chǎn)登記帳
5、財(cái)務(wù)報(bào)告、報(bào)表，審計(jì)資料
（四）、聲像檔案歸檔范圍
1、活動照片
2、活動錄像資料
3、活動錄音資料
4、專題光碟資料
第三章 歸檔要求
第四條 凡屬歸檔范圍的文件材料，必須按檔案管理要求分“永久、長期、短期”裝訂歸檔。
第五條 各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中形成的文件材料的歸檔率、完整率應(yīng)達(dá)到100％，任何個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。
第六條 歸檔的文件材料必須是辦理完畢的正式文件材料。各經(jīng)辦人應(yīng)嚴(yán)把文件材料形成關(guān)，將不合規(guī)范的歸檔文件材料剔除于形成過程。
第七條 歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)齊全完整，每份文件的印件與定稿、正件與附件、請示與批復(fù)等都應(yīng)齊全，應(yīng)當(dāng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則依序排列，印件在前、定稿在后，正件在前、附件在后，批復(fù)在前、請示在后，并符合長期保管的質(zhì)量要求。所有歸檔文件材料的字跡要清晰、工整，禁止使用圓珠筆、鉛筆等不耐久的字跡材料制作文件。
第八條 歸檔文件資料辦理完畢后必須每年三月底前送辦公室檔案人員歸檔。
第四章 檔案的保管、移交、銷毀
第九條 檔案保管應(yīng)配置安全防范設(shè)施，加強(qiáng)防火、防盜、防潮、防霉、防塵、防蟲、防光、防高溫等工作，保證檔案的完好與安全。要定期檢查檔案保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。
第十條 檔案人員變動工作時(shí)，必須辦理交接手續(xù)，嚴(yán)格核實(shí)交接的檔案。
第十一條 檔案不得借出、不得攜帶出境。如有特殊需要，經(jīng)秘書長或辦公室主任批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)，可以提供查閱、摘抄、復(fù)印。查閱、摘抄、復(fù)印檔案須由基金會檔案管理人員辦理。查閱檔案時(shí)，嚴(yán)禁在檔案上作涂改、圈劃、抽換、批注、污損和折皺。
第十二條 檔案移交、銷毀必須認(rèn)真履行移交、銷毀手續(xù)。移交、銷毀檔案由理事長審批，秘書長監(jiān)交、監(jiān)銷。
第五章 附 則
第十三條 本制度經(jīng)基金會第一屆理事會第九次會議通過。自 2013 年 1 月 1 日起施行。由基金會辦公室負(fù)責(zé)解釋。
